Hledání překlepů vs hledání změny v prezetancích

Předevčírem jsem měl opravdu důležitou prezentaci, ve které jsem měl jeden překlep. Sakra, jak jsem mohl být tak hloupý a nevšimnout si toho. Měl jsem poprosit někoho ať mi jí celou projde. Nebo ta chyba mohla být větší a mohl jsem říct, že to bylo schválně. 

Mohlo to být ale daleko horší. Soustředím se na to, aby prezentace byla bez gramatické chyby. Jsou ale daleko horší chyby a těm se snažím vyhnout. Je snadné najít někoho, kdo vytvoří prezentaci bez gramatické chyby.

Kdo ale vytvoří prezentaci, která opravdu něco změní?

A to je podle mě to, na co bychom se měli právě nejvíce soustředit. Jasně, odstraňte gramatické chyby, ale hlavně, snažte se něco změnit. Ať lidi odchází trošku jiní, než přišli.

Nejdříve řešte jestli prezentace něco změní, pak řešte gramatické chyby.

Navrhujte slidy pro poslední řadu

Jednoduchý užitečný tip pro každou prezentaci: navrhujte vaše slidy pro poslední řadu. 

I když to řečník s prezentací výše myslel dobře, slide bohužel nešel vůbec přečíst i když jsem seděl cca uprostřed místnosti, Slajd musí být v první řadě dobře čitelný - proč na něj dávat něco, co nikdo nakonec ani nepřečte?

Otestujete si to velmi snadno - zkuste při navrhování vašich slajdů dojít na konec pokoje/místnosti kde sedíte a podívat se na váš monitor. Pokud slajd v pohodě přečtete, je nejspíše navržen správně. V lepším případě přijďte do místnosti kde se bude prezentovat o den (či o hodinu dříve) a zkuste si promítnout všechny vaše slajdy, zatímco si sednete na nejhorší místo.  

Pokud je vaše prezentace dobře čitelná i z nejhoršího místa v místnosti, je navržená správně.

Prezentační workflow - šest jednoduchých kroků, které vám pomohou vytvořit skvělou prezentaci

Věřím, že existuje jednoduchý způsob práce (prezentační workflow), podle kterého můžete postupovat při přípravě každé prezentace, a výrazně vám pomůže a ulehčí práci.

Je potřeba si uvědomit, že každá situace a každá prezentace je jiná. Přesto vám tento návod může pomoci postavit  se před návrh každé prezentace. Prezentační workflow je univerzální návod pro každou prezetaci - ať už jde o krátký meeting, nebo velkou konferenci - vždy ho můžete použít a upravit dle vlastních potřeb.

Příprava každé prezentace se skládá z následujících šesti kroků:

1. Brainstorming

 Motto: „Pokud chcete mít dobrý nápad, mějte nejdříve moře nápadů.“

Brainstorming s lepícími papírky

Prvním krokem k vytvoření skvělé prezentace je brainstorming. Vyhraďte si čas na klidném místě (vaše oblíbená kavárna, prázdná zasedací místnost), odpojte se od internetu, dejte váš telefon do tichého režimu a stopněte si na něm půl hodiny. Vašim cílem je přijít na co nejvíce nápadů na vaši prezentaci. Vaše nápady nijak nehodnoťte, cílem je kvantita – potřebujete vygenerovat co nejvíce nápadů. Pište jeden nápad na jeden lepící papírek, protože se vám tak budou snadno potom nápady organizovat do skupin.

2. Seskupení nápadů a identifikování jádra prezentace

 Nyní máte spoustu nápadů pro vaši prezentaci. Podívejte se pečlivě po vašich nápadech a identifikujte jádro vaší prezentace – jinými slovy pokud si posluchači odnesou jen jedinou myšlenku, která to bude?

Identifikování jádra prezentace

Dále vytvořte skupiny nápadů s podobným tématem. Tím položíte základ struktuře vaší prezentace. Nápady, které jsou opravdu, mimo dejte pryč. Snažte se držet jádra prezentace a bodů, které ho podporují. Každý se snaží vložit do prezentace příliš mnoho a potom prezentace zahlcuje své posluchače. Odlište se, držte se v prezentaci jádra.

V této fázi je dobré si vytvořit personu – tedy průměrného posluchače jednoho typu. Pojmenujte ho co nejkonkrétněji, obrazně a vtipně – např. typ „spáč“, „to jsem teda zvědavý“, „šťoural“. Pomůže vám to si lépe představit posluchače, jejich potřeby a jak se na ně připravit.

3. Vytvoření struktury prezentace

Vytvoření struktury prezentace

Po tom, co seskupíte vaše nápady a identifikujete jádro vaší prezentace je čas na vytvoření struktury. Ať už je to jednoduchá struktura o dvou, třech blocích, potřebujete ji vytvořit jasně, tak aby se vaši posluchači při prezentaci neztratili. Často funguje dobře struktura tří – úvod, hlavní blok a závěr. Můžete mít ale i pět části či více. Záleží to na vás. Avšak pokud je to možné upřednostňujte jednoduchost.

4. Načrtnutí slajdů offline

Používat slajdy plné textu to je jako pohlednice z dovolené bez obrázků, billboard bez vizuálu. Internet je ale plný fotek a vy potřebujete nejdříve získat představu o tom, jak má vaše prezentace asi tak vypadat. Účastníci mých kurzů to potvrzují.

Minulého kurzu Šťavnaté slajdy se účastnili mimo jiné studenti ČVUT, kteří potřebovali prezentovat svoje nápady před odbornou komisí. Zeptal jsem se, jestli i oni stále navrhují design a architekturu. Pamatuji si jejich výraz a důraz, se kterým mi řekli následující věty: „Papír a tužka je stále ten nejlepší nástroj na návrh architektury, designu a určitě i slajdů. Není nic snazšího než navrhovat nápady a nové produkty na papíře. Vše se snadno může změnit a nepotřebujete více než papír a tužku.“

Neumíte kreslit, načrtávat? Nebojte se, stačí opravdu velmi jednoduché náčrty, ze kterých vám stačí, když si uvědomíte následující body:

• Co na vašich slajdech má  být.
• Kde co má být rozloženo.
• Jak mají za sebou slajdy jít.
• V jakých barvách má slajd být.

Načrtnutí slajdů

Co vám přinese načrtnutí slajdů nanečisto? Pomůže vám to usměrnit myšlenky, jakým způsobem byste chtěli prezentovat, kde by mělo být co.

Na internetu jsou miliony obrázků. Pokud se do nich pustíte ještě dříve, než víte co vybrat, dostanete se do tzv. rozhodovací paralýzy. Náš mozek má totiž problém s porovnáním velkého počtu těžko porovnatelných alternativ. To vede často ke ztrátě energie, nerozhodnosti, neumět si vybrat. Je to, jako když otevřete email a máte tam stovku nepřečtených zpráv. Je daleko snazší si žádný email neotevřít, než si nějaký vybrat.

Načrtněte si tedy vaše slajdy na papír, uvědomte si, jaké k tomu budete potřebovat tak obrázky a pak se teprve pusťte do vyhledávání na internetu.

5. Navrhnutí slajdů na počítači

Navrhování a vytváření samotných slajdů na počítači je až předposledním krokem k vytvoření skvělé prezentace. Dnes může být každý skvělým řečníkem, pokud se bude držet právě tohoto workflow.

Navrhnutí slajdů na počítači

Před začátkem navrhování prezentaci si aktivujte Vodítka (Guides) na kartě Zobrazení (View) a rozdělte pomocí nich slajd na devět dílů v poměru zlatého řezu. Objekty umisťujte k vaší vytvořené mřížce. Díky tomu budou jednotlivé texty a obrázky vypadat uspořádaně a lépe strukturovaně.

Když budete navrhovat slajdy na počítači (ať už v Keynote, nebo v PowerPointu) vytvořte nejdříve podle vašich náčrtů první slajd a slajdy oddělující jednotlivé části prezentace. Tím získáte lepší přehled o struktuře samotné prezentace. Jednotlivé snímky prezentace si můžete zobrazit pomocí funkce Řazení snímků (Slide Sorter), která je v PowerPointu dostupná přes kartu Zobrazení  V programu Keynote společnosti Apple je toto zobrazení nazvané Light Table a je dostupné v na kartě View v menu.

6. Získání zpětné vazby a trénink nanečisto

K tomu, abyste vytvořili dobrou prezentaci, potřebujete ostatní. Poproste vašeho kolegu či kolegyni, dejte si půl hodinku, uvařte si kávu a zavřete se do zasedačky. Odprezentujte vaši prezentaci a poproste o zpětnou vazbu. Co by bylo možné zlepšit? Byl jasný hlavní cíl vaší prezentace? Pokud mají zrovna všichni v práci napilno, poproste vašeho kamaráda, partnerku či partnera jestli jim můžete odprezentovat vaši prezentaci a získat tak skvělou zpětnou vazbu.

Představte si, že byste si objednali lístky na Pražské jaro, oblékli si sváteční šaty a zanedlouho seděli v prvních řadách. Chtěli byste, aby umělci hráli skladby před vámi poprvé? Občas by zaskřípali housle, občas vypadl rytmus, někdy by dirigent musel zastavit celý orchestr. Mysleli byste si -  jací jsou to amatéři. Nebo byste snad chtěli být první, komu by odoperoval slepé střevo chirurg vám přidělený v nemocnici? Možná byste utekli nemocničním oknem a slezli po okapu pryč.

Diváci musí mít pocit, že je vaše řeč naprosto plynulá. Toho dosáhnete snadno – využíváním tohoto workflow a konstantním sbíráním zpětné vazby. Trénujte nanečisto stejně jako ostatní umělci a profesionálové a vaše prezentace dostanou úplně jinou úroveň.

Hodně štěstí do další prezentace! 

View fullsize

Go make a ruckus (Seth Godin)

Present to inspire - přestaňte uspávat nudnými slajdy a začněte prezentovat šťavnatě (prezentace zdrama)

S láskou k PowerPointu a čtenářům mého blogu jsem vytvořil prezentaci Present to Inspire. Můžete si jí prohlédnout na Speaker's Deck, stáhnout zdarma jako PDF a hned při vytváření další prezentace využít jednotlivé kroky.  

Nejdůležitější body k sakra dobrým slajdům (nezapomeňte!): 

• Zrak trumfuje všechny smysly. Pokud prezentujete vizuálně, lidé si z vaší prezentace odnesou až 60% informací. Pokud jen mluvíte, je to sotva deset.
• Vytváření prezentace je proces, je to cesta, kterou se vydáváte k cíli. Skládá se vždy z následujících kroků - brainstorming pomocí lepících papírků, identifikování jádra, vytvoření struktury, načrtnutí slajdů a vytvoření slajdů v počítači. 
• Dobrá prezentace má splňovat tzv. SUCESs kritéria - měla by být jednoduchá (Simple), obsahovat nečekané příběhy, fakta a čísla (Unexpected), měla by být věrohodná (Credible), obsahovat příběhy, videa a metafory s emocemi (Emotional) a měla by mít příběhy (Stories). 
• Vždy používejte dálkové ovládání (prezentér). Pokud potřebujete předat divákům více informací, dejte do do handoutu v PDF, kterým účastníkům rozešlete po prezentaci. Vyhnete se tak nabitým slajdům textem, které nikoho nezajímají (nebo vás snad baví číst slajdy?). 

Věřím, že vám tyto body pomohou při přípravě vaší další prezentaci. Nikoho nebaví sedět a usínat u skomírajících slajdů a vy to můžete změnit. Sdílejte tuto stránku, pošlete odkaz svému kolegovi či kamarádovi a změňte způsob, jakým se v Čechách prezentuje. 

Děkuji za vaši podporu. I jedno malé sdílení pomůže trochu zlepšit svět. 

Metoda jak lépe vést (skoro) jakýkoliv workshop, školení nebo prezentaci

Nějaké dotazy? ...(hrobové ticho)

Znáte to - máte školení, workshop nebo prezentaci, kterou jste nadšeni. V průběhu prezentace se zeptáte na pár rétorických otázek, dáte se na pár vteřin do řeči s publikem a vaše prezentace, váš workshop, vaše umění jede dál. Silný závěr, potlesk, zeptáte se, jestli jsou nějaké dotazy. A je hrobové ticho.  Co s tím?

Ve škole jsme si sedali dozadu. Zeptat se znamenalo ukázat, že něco nevíte. Mohli jste se ztrapnit, ukázat, že něco nevíte. Je těžké se toho zbavit. Není divu, že je na začátku vaší Q&A části (závěrečné diskuze) hrobové ticho. Máme tendenci se nejdříve rozhlédnout a čekat, jestli někdo jiný  nezvedne ruku jako první.

Zeptejte se na otázky dopředu, když je každý v bezpečí.

Pokud tomu chcete předejít, je na to jednoduchá metoda. Rozešlete účastníkům email pár dní před akcí a zeptejte se je na pár otázek. Co by je zajímalo, jaké problémy řeší, co neví jak řešit, kde je co pálí. Sesbírané otázky zakomponujte do závěru vaší prezentace. Daleko snadněji se vám povede závěrečná diskuze, když už budou první otázky jasně dané.

Na dotazy bez předchozí přípravy se ptejte jen pokud máte opravdu hodně času. Většinou to ale není efektivní strategie. Když rozešlete email, lidé raději přijdou. Ví, že máte zájem o jejich dotazy, že budete mluvit o tom, co je opravdu zajímá.  A výhoda pro vás - můžete se dopředu důkladně připravit. 

Zkuste to. 

Pět tipů pro vaši další prezentaci

Po několika desítkách prezentací se mi postupně vydestilovaly některé tipy, které vám mohou opravdu pomoci při další prezentaci. Jednoduchá otázka – na co si dát pozor, když za pár hodin, minut začne prezentace? Pět jednoduchých tipů pro vaši další prezentaci.

​Slajd z mé prezentace Instant Willpower v pondělí 22.4.2013 v Bohemian Toastmasters. Skvělá audience!

Představte si prezentaci jako rozhovor. Když potkáte kámoše či kámošku po práci u kávy, říkáte mu samé příběhy. Co se vám stalo, co jste četli, co jste se z toho naučili. Říkáte příběhy, které mají pointu, emoce a nějakou dramatickou vložku. Stejně tak mluvte, až budete na stage. Buďte maximálně osobní a mluvte stejně, jako mluvíte s kolegy u kávy. Příběhy táhnout.

Zkontrolujte si vaše slajdy z nejhoršího místa posluchače. Najděte nejhorší místo, kam si někdo může sednout, tam si sedněte a zkontrolujte si svoje slajdy – proklikejte je a přemýšlejte. Je každý slajd dobře čitelný?

Zkontrolujte si techniku a připravte si stopky. Nefungující projektor, explodující počítač, ukradnutý mikrofon. Může se vám stát cokoliv. Vaší povinností jako řečník je projít si veškerou techniku jestli vše funguje jak má. Pokud ano, nastavte si na telefonu odpočítávání času vyhrazeného pro vaši prezentaci. Jsou i prezentéry (dálková ovládání prezentací) se stopkami jako např. Logitech Presenter R800, který mohu jen vřele doporučit. Má vibrační strojek a neviditelně vám naznačí, kdy máte zmizet ze scény. Pilot letadla si také zkontroluje, co může. Vy jste piloti prezentace.

Využijte prostor, rozhlédněte se. Podívejte se okolo sebe, co vidíte? Nějaká volná židle, na kterou byste si mohli při prezentaci stoupnout? Kde můžete stát a přeci vás všichni uvidí? Kde můžete stát a ukazovat to, co máte na slajdech?

Využijte vizuální pomůcky – mrtvou kachnu, běžecké boty, prostě něco reálného a emočního. Když jsem naposledy mluvil o vůli, donesl jsem do klubu Bohemian Toastmasters běžecké boty (vůle, nový zvyk) a Cheeseburger (lákadlo), který jsem nabídl dobrovolníkovi z diváků, že ho může sníst. Přineste si něco fyzického, co podpoří vaši prezentaci. Dáte tak neverbálně najevo, že vám na divácích záleží a jste ochotni něco i přinést. Čím větší a těžší předmět, tím lépe. Můžete také využít něco, co už je v místnosti. 

Otázka, která katapultuje vaši další prezentaci o dvě třídy výš je

No a co?

No a co je jedna z prvních otázek, na kterou byste se měli sami sebe zeptat před vaší další prezentací.  No a co bude znít v hlavách vašich posluchačů jak zvony Notre Dame hned, jak jim budete cokoliv prezentovat. No a co bude znít v hlavách potencionálních investorů, v hlavách vašich zákazníků. Chápu, máte pocit, že vaše prezentace je prostě skvělá a můžete to říct světu.

Zamyslete se ale nad tím, jestli vaše prezentace nepadá do jedné (či více) z následujících třech pastí každé uspávající prezentace:

1. Chcete prezentovat spoustu faktů, tabulek a složitých myšlenek

Pošlete mi prosím váš stostránkový dokument a dejte mi týden na přečtení. A zrušte okamžitě vaši prezentaci. Pokud tam jdete jen říct fakta, budete nás všechny za chvíli pěkně nudit. Složité věci těžko někdo pochopí a mraky tabulek utlučou i ty nejzatvrzelejší příznivce PowerPointu.

Jak se tomu vyhnout: Postavte jednoduchou prezentaci na jedné core myšlence, která bude mít silné emoce a bude pro většinu přítomných užitečná.

2. Chcete prezentovat již dobře známé věci

Chcete prezentovat něco zajímavého, ale to samé je na Wikipedii? Zrušte svojí prezentaci a pošlete mi odkaz. Pokud většina lidí ve vašem publiku nemá like skupiny „Miluji prezentace plné všeobecných faktů, které se dozvím z prvního odkazu na Google“, zrušte prezentaci a pošlete všem ten užitečný odkaz.

Jak se tomu vyhnout: Fakta dejte lidem dopředu a udělejte místo prezentace řízenou diskuzi, nebo řešte nějakou case study, kde lidé musí rovnou používat fakta. Použití informací v praxi každý ocení, staňte se guru aplikace.

3. Četli jste skvělou knížku a chcete to vytroubit do světa

Pokud je dobrá, miliony lidí jí četli také. Tím moc nezabodujete. A jak si toho někdo všimne, že budete mluvit další hodinu o knížce, co půlka lidí zná, můžete rovnou začít rozdávat polštáře pod hlavu. Tip na knížku můžete poslat emailem.

Jak se tomu vyhnout: Z knížky žádná dobrá prezentace nikdy nevyplula. Chceme slyšet, co váš naučila praxe, co vám ta knížka přinesla, když jste jí vypustily do praxe vašeho života. Chceme znát nějaké jiné využití, vaše osobní příběhy a emoce.

Líbí se Vám článek? Sdílejte ho, protože nevíte, kterému kamarádovi se bude také hodit.